Cómo nuestra app de Roles de Pago para Quickbooks ahorró 20 horas al mes a una empresa de servicios.
En el competitivo mundo de los negocios en Ecuador, cada minuto cuenta. Para las empresas de servicios que gestionan múltiples proyectos y empleados, el proceso de cálculo y pago de roles puede convertirse en un laberinto administrativo que consume tiempo y recursos valiosos.
Hoy queremos compartir la historia de "Servicios Integrales Quito", una consultora con 15 empleados que enfrentaba precisamente este desafío.
El Problema: Un Proceso Manual Lento y Propenso a Errores
Cada fin de mes, el equipo administrativo de "Servicios Integrales Quito" dedicaba más de 25 horas a una tarea titánica:
- Recopilar novedades: Horas extras, comisiones, anticipos y ausencias se registraban en hojas de cálculo separadas.
- Cálculos manuales: El cálculo de los aportes al IESS, beneficios de ley y retenciones se hacía manualmente, aumentando el riesgo de costosos errores.
- Integración con Quickbooks: Una vez calculada la nómina, debían ingresar manualmente cada transacción en Quickbooks, un proceso duplicado y tedioso.
Este sistema no solo era ineficiente, sino que también generaba estrés y retrasos. La gerencia sabía que necesitaba una solución que se integrara perfectamente con Quickbooks, el corazón de su sistema contable.
La Solución: Implementación de Nuestro Aplicativo de Roles de Pago
Cuando "Servicios Integrales Quito" nos contactó, entendimos su necesidad de inmediato: no querían cambiar su sistema contable, querían potenciarlo. Nuestra solución fue implementar nuestro Aplicativo de Roles y RRHH para Quickbooks.
Mira un resumen de cómo funciona nuestro aplicativo en este video:
El proceso de implementación fue directo y enfocado en sus necesidades:
- Integración Directa: Conectamos el aplicativo directamente a su base de datos de Quickbooks. Esto eliminó la doble digitación de inmediato.
- Automatización de Cálculos: El software se configuró para calcular automáticamente todos los rubros de ley (IESS, décimos, fondos de reserva) y las retenciones fiscales, basándose en la normativa ecuatoriana vigente.
- Gestión Centralizada de Novedades: Todas las horas extras, comisiones y anticipos ahora se ingresan en una sola plataforma intuitiva, que alimenta directamente los cálculos del rol.
Los Resultados: 20 Horas Ahorradas y Cero Errores
Después de solo un mes de usar el aplicativo, los resultados fueron evidentes y medibles:
- Reducción del 80% en el tiempo de procesamiento: El tiempo dedicado a la gestión de roles de pago se redujo de 25 horas a menos de 5 horas al mes.
- Eliminación de errores de cálculo: La automatización garantizó la precisión de los pagos y las declaraciones, eliminando el riesgo de multas y reclamos.
- Informes al instante: La gerencia ahora puede generar reportes detallados de la nómina con un solo clic.
El equipo de "Servicios Integrales Quito" no solo recuperó 20 horas de trabajo productivo cada mes, sino que también ganó tranquilidad y la certeza de que su proceso de nómina es eficiente y cumple con todas las normativas.
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