QuickBooks es una herramienta increíblemente poderosa para la gestión contable, pero muchos empresarios en Ecuador apenas rascan la superficie de su potencial. Los reportes básicos de "Pérdidas y Ganancias" o "Balance General" son útiles, pero para tomar decisiones estratégicas necesitas ir un paso más allá.
Hoy, en QBEC Servicios, te compartimos 4 consejos prácticos para empezar a generar reportes avanzados que realmente te darán una visión clara y detallada de tu negocio.
1. Personaliza tus Reportes: La Información que Tú Necesitas
No te conformes con la vista estándar. Casi todos los reportes en QuickBooks se pueden personalizar.
¿Cómo hacerlo? Una vez que generes un reporte, busca el botón "Personalizar reporte" (o "Customize Report"). Desde allí podrás:
- Añadir o quitar columnas: ¿Necesitas ver el tipo de cliente, la fecha de vencimiento o una clase específica? Puedes añadir esa información con solo un clic.
- Cambiar el periodo de tiempo: Compara este mes con el mes pasado, este trimestre con el mismo del año anterior, o define un rango de fechas totalmente personalizado.
2. Usa los Filtros para Segmentar la Información
Los filtros son tu mejor aliado para aislar datos específicos. En la misma ventana de personalización, encontrarás una pestaña de "Filtros". Esto te permite responder preguntas complejas como:
- ¿Cuáles fueron mis ventas totales para un cliente específico? (Filtrar por "Cliente").
- ¿Cuánto he gastado en una cuenta contable particular, como "Publicidad"? (Filtrar por "Cuenta").
- ¿Qué productos de mi inventario son los más vendidos? (Filtrar por "Artículo").
Dominar los filtros transforma un reporte general en una respuesta concreta a tus preguntas de negocio.
3. Agrupa los Datos para Ver el Panorama Completo
¿Quieres ver tus ingresos agrupados por vendedor para calcular comisiones? ¿O tus gastos agrupados por departamento? La función de "Agrupar por" (o "Group by") en la personalización de reportes es la solución.
Esta simple acción añade subtotales a tus reportes, dándote una capa extra de análisis que es increíblemente útil para entender la estructura de tus ingresos y gastos.
4. ¡Memoriza tus Reportes! Ahorra Tiempo Cada Mes
Una vez que has creado el reporte perfecto con tus columnas, filtros y agrupaciones, ¡no tienes que volver a hacerlo!
Busca el botón "Memorizar" (o "Memorize"). Esto guardará tu plantilla de reporte personalizada. La próxima vez que necesites esa información, solo tendrás que ir a "Reportes" > "Reportes memorizados" y ejecutarlo con la fecha actualizada. Es un ahorro de tiempo monumental.
¿Y si necesitas un reporte que QuickBooks no puede generar?
A veces, las necesidades de una empresa en Ecuador —como reportes específicos para el SRI o análisis de rentabilidad muy complejos— superan las capacidades estándar de QuickBooks.
Ahí es donde entramos nosotros. En QBEC Servicios, desarrollamos aplicativos a medida que se integran con tu QuickBooks para generar exactamente los reportes que tu negocio necesita, de forma automática y sin errores.
Si quieres llevar tu contabilidad al siguiente nivel, contáctanos. Estamos aquí para ayudarte.
Comentarios